Formulare und Checklisten

Formulare in Prüfungen

Formularvorlagen

FF-Inventory stellt verschiedene Formularvorlagen zu Prüfvorgängen bereit. Sobald eine der Vorlagen aktiviert wurde, kann das Formular in einem Prüfplan verwendet werden.

Ihre aktivierten Vorlagen werden nicht automatisch aktualisiert. Sobald eine Aktualisierung der Vorlage zur Verfügung steht, können Sie die Aktualisierung selbst anstoßen.

Eine Aktualisierung der Vorlage ist nur dann möglich, wenn das Formular in keinen offenen Prüfungen mehr verwendet wird.

Eigene Formulare

Eigene Formulare können mit dem Editor angelegt und bearbeitet werden.

Wurde ein neues Formular angelegt, wird dieses zuerst als Entwurf gespeichert. Um das Formular in einem Prüfplan nutzen zu können, muss das Formular daher erst aktiviert werden. Sie können Formulare auch archivieren oder löschen.

Beachten Sie, dass einige Funktionen (Bearbeiten, Archivieren, Löschen) nicht immer möglich sind. So kann ein Formular beispielsweise nur dann bearbeitet werden, wenn es in keiner offenen Prüfung mehr verwendet wird. Das Löschen eines Formulars oder die Änderung des Status ist nur dann möglich, wenn das Formular in keinem Prüfplan mehr verwendet wird.

Verwendung in Prüfungen

In der Konfiguration eines Prüfplans lassen sich nun ein oder mehrere Formulare oder Formularvorlagen auswählen.

Diese Formulare müssen dann bei der Durchführung einer Prüfung dieses Prüfplans ausgefüllt werden, sofern Sie Pflichtfelder enthalten.

Wird die Prüfung abgeschlossen, wird das Prüfprotokoll als PDF abgelegt. Sofern sich die Prüfung nicht mehr korrigieren lässt, sind auch die Daten der Formulare und des PDFs nicht mehr änderbar.

Verfügbarkeit und Lizenzierung

Formulare stehen allen Nutzern der Advanced- und Professional-Lizenz zur Verfügung.

Advanced-Lizenz

Nutzer der Advanced-Lizenz können aus einem Pool an Vorlagen wählen und diese aktivieren.
Zusätzlich können 2 eigene Formulare über den Editor angelegt werden.

Professional-Lizenz

Nutzer der Professional-Lizenz können ebenso Vorlagen verwenden.
Zusätzlich kann eine unbegrenzte Anzahl an eigenen Formularen mit dem Editor erstellt und verwendet werden.

Checklisten

Checklisten werden ebenso mit dem Editor angelegt und bearbeitet. Im Gegensatz zu den Formularen werden Checklisten nicht in einer Prüfung verwendet, sondern können bei Bedarf für ein Gerät ausgefüllt werden.
So lässt sich z.B. eine Checkliste für ein Fahrzeug ausfüllen, wenn eine Bewegungsfahrt durchgeführt wurde und beispielsweise die Angabe der gefahrenen Kilometer hinterlegen. Pro Checkliste kann eine Benutzergruppe angegeben werden, die eine E-Mail erhalten soll, wenn die Checkliste ausgefüllt wurde.

Verwendung in Geräten

Eine oder mehrere aktivierte Checklisten können bei der Bearbeitung eines Gerätemodells ausgewählt werden. Ab diesem Zeitpunkt stehen Sie in den einzelnen Geräten des Gerätemodells zur Verfügung und können dort ausgefüllt werden. Für Baugruppen stehen Checklisten aktuell nicht zur Verfügung.

Ausgefüllte Checklisten werden im Geräteprotokoll hinterlegt.

Zusätzlich kann pro Checkliste und Gerät ein QR-Code generiert werden, der über das Virtual Terminal ausgelesen werden kann und direkt zur entsprechenden Checkliste führt.

Verfügbarkeit und Lizenzierung

Checklisten stehen allen Nutzern der Advanced- und Professional-Lizenz zur Verfügung.

Advanced-Lizenz

Nutzer der Advanced-Lizenz können eine einzelne Checkliste mit dem Editor anlegen und diese in mehreren Gerätemodellen verwenden.

Professional-Lizenz

Nutzer der Professional-Lizenz können eine unbegrenzte Anzahl an Checklisten mit dem Editor erstellen und diese in mehreren Gerätemodellen verwenden.

Editor

Der Editor stellt eine einfach zu bedienende Oberfläche dar, mit der Sie Eigene Formulare und Checklisten nach Ihren Wünschen und Anforderungen gestalten können.

Sie können verschiedene Arten von Fragetypen hinzufügen und diese konfigurieren (z.B. als erforderlich markieren), das Formular auf mehrere Seiten aufteilen und Kommentare hinterlegen.

Über den Reiter “Vorschau” lässt sich das Formular testen.