Erste Schritte
5 - Prüfungen durchführen
Prüfungen beschreiben und durchführen
In diesem Schritt wird erklärt, wie Sie einen Prüfplan anlegen, mit dem Sie Prüfungen für Gerätemodelle beschreiben und wie Sie im Anschluss Prüfungen anhand dieses Plans für die Geräte durchführen.
Prüfplan anlegen
Ein Prüfplan beschreibt, wie oft und auf welche Art eine Prüfung durchzuführen ist. Ein Prüfplan wird einem oder mehreren Gerätemodellen zugeordnet. Für die Geräte dieses Modells bzw. der Modelle können im Anschluss Prüfungen nach diesem Plan durchgeführt werden.
Zu einem Prüfplan lassen sich Dokumente hochladen (z.B. detaillierte Prüfanweisungen des Herstellers).
Um einen Prüfplan hinzuzufügen, wählen Sie im Bereich “Admin” der Navigationsleiste den Punkt “Prüfpläne”. Klicken Sie im Anschluss auf “Neuer Prüfplan”.
Je nach Lizenz können Prüfplänen außerdem verschiedene Formulare zugewiesen werden, die bei einer Prüfung ausgefüllt werden müssen.
Prüfrhythmus
Der Rhythmus legt fest, wann eine Prüfung wieder fällig wird. Jede weitere Fälligkeit errechnet sich aus der letzten Durchführung.
Mit dem Rhythmus Manuell entsteht keine automatische Fälligkeit. Die Prüfung wird dann nur anlassbezogen durchgeführt, wenn Sie sie selbst starten — geeignet für anlassbezogene Prüfungen.
Weitere Einstellungen
Je nach Lizenz stehen am Prüfplan zusätzliche Optionen zur Verfügung:
- Kosten je Durchführung — die Kosten einer einzelnen Prüfung pro Gerät. Sie fließen in die Kostenaufstellung ein.
- Sammelprüfungen erlauben — nur mit dieser Option lassen sich Geräte dieses Prüfplans gemeinsam prüfen.
- Prüfungen durch Pool-Nutzer erlauben — legt fest, ob ein Pool-Nutzer Prüfungen nach diesem Plan an entliehenen Geräten selbst durchführen darf (siehe Pooling).
- PDFs beim Abschluss erzeugen - Erzeugt PDF-Dateien und legt Sie für jede Prüfung in Ihrem Dokumentenspeicher ab. Sämtliche Daten im PDF sind redundant und lassen sich auch weiterhin über die Weboberfläche einsehen.
Die Einstellungen eines Prüfplans
Einzelne System-Prüfpläne verwaltet FF-Inventory selbst; bei ihnen lassen sich nicht alle Angaben pflegen. Dazu gehört die visuelle Prüfung nach Verwendung: Sie wird keinem Gerätemodell von Hand zugeordnet, sondern gilt automatisch für alle Gerätemodelle, an denen die Option “Visuelle Prüfung nach Verwendung benötigt” gesetzt ist.
Beispieldaten
Erstellen Sie einen Prüfplan “Funktion prüfen” und geben Sie das, im letzten Schritt erstellte, Gerätemodell “Handlampe” an.
Prüfung durchführen
Nachdem Sie sowohl ein Gerätemodell, als auch mindestens ein konkretes Gerät und einen Prüfplan angelegt haben, können Sie die erste Prüfung durchführen. Die Prüfung wird sofort fällig, sobald Sie einen Prüfplan bzw. das erste Gerät angelegt haben. Sie finden die anstehenden Prüfungen zum Einen auf dem Dashboard, zum Anderen in der Übersicht “Anstehende Prüfungen” unter dem Navigationspunkt “Geräte”. Sowohl von dort, als auch vom Gerät aus können Sie nun eine Prüfung starten.
Die Liste der Prüfungen zu einem Gerät
Im Prüfdialog hinterlegen Sie eine Beschreibung des Prüfvorgangs, füllen gegebenenfalls die Formulare des Prüfplans aus und geben an, ob die Prüfung bestanden wurde. Wählen Sie Nicht bestanden, erscheint zusätzlich die Auswahl “Status des Geräts nach der Prüfung” — so können Sie das Gerät direkt auf “Defekt”, “In Reparatur” oder “Ausgemustert” setzen. Belassen Sie die Auswahl auf dem aktuellen Status, bleibt das Gerät unverändert.
Die Statusauswahl nach einer nicht bestandenen Prüfung
Bitte beachten Sie, dass eine begonnene Prüfung derzeit nur von der Person beendet werden kann, die sie begonnen hat. Eine abgeschlossene Prüfung kann nicht mehr oder nur noch für einen gewissen Zeitraum (siehe Einstellungen) verändert werden.
Zu einer individuellen Prüfung lassen sich Dokumente hochladen, wie z.B. ein detaillierter Prüfbericht.
Die Listen der Prüfungen
Unter “Geräte > Prüfungen” sind die Prüfungen nach ihrem Stand getrennt: Anstehend zeigt alle fälligen und demnächst fälligen Prüfungen, Begonnen die gestarteten und noch nicht abgeschlossenen, Durchgeführt die abgeschlossenen. Die Liste der anstehenden Prüfungen lässt sich nach Prüfplan und Lagerort filtern, nach Prüfplan gruppieren und exportieren.
Prüfkorb und Sammelprüfungen
Um die Durchführung von Prüfungen zu vereinfachen, können Prüfungen dem Prüfkorb hinzugefügt werden, um im Anschluss eine Sammelprüfung für alle Geräte mit dem gleichen Prüfplan durchführen zu können. Sie legen Prüfungen über die Aktionen eines Geräts, über die Sammelaktionen einer Liste oder direkt beim Scannen mit dem Barcode-Scanner hinein.
Jeder Bereich hat seinen eigenen Prüfkorb. Ein Gerät liegt dabei nie in mehreren Prüfkörben, sondern immer in dem des verantwortlichen Bereichs seines Gerätemodells. Entsprechend kann auch eine Sammelprüfung nur Geräte eines einzelnen Bereichs enthalten.
Der Prüfkorb eines Bereichs mit seinen Aktionen
Beispieldaten
Klicken Sie in der Navigationsleiste im Bereich “Geräte” auf “Prüfungen”. Sie sehen hier nun eine überfällige Funktions-Prüfung für das Gerät Adalit L-3000 mit der von Ihnen vergebenen Seriennummer. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Anzeigen-Button und wählen Sie “Prüfung für ‘Funktion prüfen’ starten”.
Nach dem Wählen, ob die Prüfung bestanden wurde und dem Klick auf “Speichern und abschließen” werden Sie nach Ihrem PIN-Code gefragt, um die Durchführung zu bestätigen. Ihren PIN-Code können Sie in Ihrem persönlichen Benutzerprofil ändern.
Sie haben nun die Kenntnis erlangt, wie Sie Geräte anlegen und Prüfungen durchführen können. Im letzten Schritt finden Sie Informationen zu den öffentlichen Seiten, d.h. wie sich Reparaturanfragen und Geräteverwendungen hinterlegen lassen, ohne am System angemeldet zu sein.