Pooling

Das Pooling ermöglicht das Anlegen von Gerätepools zwischen verschiedenen FF-Inventory Organisationen. Über die Gerätepools kann der Pool-Manager seine Gerätschaften für die jeweiligen Pools bereitstellen. Die Pool-Nutzer können diese Geräte dann dem Pool entnehmen und temporär in Ihrer FF-Inventory Organisation nutzen. Das Gerät bleibt jedoch immer im Besitz des Pool-Managers.

Im Pooling gibt es zwei Rollen, die Organisationen innehaben können:

Pool-Manager:
Der Pool-Manager verwaltet einen oder mehrere Gerätepools und gibt die eigenen Geräte für die Verwendung im Gerätepool frei.
Er besitzt ein Gerät weiterhin und vererbt gegebenenfalls seine Funktionen an den Pool-Nutzer.
Zu seinen Möglichkeiten zählt:

• Pools anlegen
• Eigene Geräte zu Pools zuweisen
• Über Sammelbearbeitung Geräte aus einem Pool an einen Pool-Nutzer übergeben

Pool-Nutzer:
Der Pool-Nutzer kann auf Gerätepools zugreifen und Geräte aus diesen entnehmen.
Verfügt die Lizenz des Inhabers (Pool-Manager) der Geräte über zusätzliche Features, so werden einige zugehörige Funktionen automatisch vererbt (wie z.B. die Nutzung der Geräteverwendungen).

Zu den Möglichkeiten des Pool-Nutzers zählt:

• Geräte ansehen (inklusive Details, Lagerort, Bild des Gerätes, Dateianhänge des Gerätemodells)
• Geräte aus dem Pool entnehmen
• Geräte in den Pool zurücklegen
• Lagerort Änderungen der entnommenen Geräte

Außerdem kann die Funktion “Verwendungsmeldung” vom Pool-Manager für die Pool-Geräte an den Pool-Nutzer vererbt werden.

Gerätepool anlegen

Der Pool-Manager kann im Admin Bereich neue Gerätepools mit verknüpften FF-Inventory Organisationen anlegen (Admin > Gerätepools).

Ein Gerätepool setzt sich aus dem Titel, den erlaubten Pool-Nutzern und einem vordefinierten Rückgabeort der Geräte zusammen. Werden Geräte durch den Pool-Nutzer zurückgegeben, wird dieser Rückgabeort als neuer Lagerort für die Geräte beim Pool-Manager gesetzt. Befindet sich ein Gerät in mehreren Pools mit unterschiedlichen Rückgabeorten, auf die ein Pool-Nutzer Zugriff hat, so kann der Pool-Nutzer bei der Rückgabe den Rückgabeort aus dieser Menge auswählen.

Geräte für Pool bereitstellen

Neben der einzelnen Bearbeitung von Geräten und der Zuweisung zu einem Pool im Bearbeitungsformular, können Geräte vom Pool-Manager auch in der Übersicht der Geräte und Gerätemodelle, sowie über die Suchfunktion über die Sammelaktionen in einem Pool bereitgestellt werden.

Wird ein Gerät über einen Pool bereitgestellt, wird es mit einem speziellen Icon gekennzeichnet.

Eine Übersicht über alle bereitgestellten und bereits entnommenen Geräte eines Pools wird in der Liste der Gerätepools unter “Admin > Gerätepools“ angezeigt.

Geräte aus Pool entnehmen

Der Pool-Nutzer kann sich einen Überblick über alle bereitgestellten Geräte verschaffen, sowie Geräte aus den Pools entnehmen beziehungsweise zurückgeben.

Über die Entnahme/Rückgabe können die Pool-Geräte entnommen beziehungsweise zurückgegeben werden. Es ist möglich, gleichzeitig Geräte zu entnehmen und zurückzugeben, beispielsweise bei einem Gerätetausch.

Die Geräte aus einem Pool lassen sich über die Seriennummer oder den Barcode entnehmen, dieser kann entweder abgetippt oder eingescannt werden. Für die Entnahme muss immer ein definierter Lagerort beim Pool-Nutzer ausgewählt werden. Der Lagerort des Gerätes bei Rückgabe an den Pool-Manager ergibt sich aus dem konfigurierten Rückgabeort für den Pool in dem das Gerät liegt. Liegt das Gerät in mehreren Pools mit unterschiedlichen Rückgabeorten, kann der Rückgabeort durch den Pool-Nutzer ausgewählt werden.

Nach einer Entnahme werden die Geräte samt übergeordnetem Gerätemodell und Gerätemodellgruppen von dem Pool-Manager übergeben, so dass diese dem Pool-Nutzer zur Verfügung stehen.

Aus einem Pool entnommene Geräte werden dem Pool-Nutzer mittels Icon angezeigt.

Im Pool geteilte Informationen

Werden Geräte in einem Pool zur Verfügung gestellt, werden bestimmte Informationen für die Pool-Manager und -Nutzer übergreifend zur Verfügung gestellt:

• Gerätedetails
• Geräteprotokoll
• Geräteverwendung (wenn Lizenz von Pool-Manager gebucht)

Gerätedetails

Der Pool-Manager vererbt die hinterlegten Gerätedetails automatisch an die Pool-Nutzer. Diese können die Details einsehen, jedoch nicht bearbeiten.
Auch eine Bearbeitung durch den Pool-Manager ist nicht möglich, sofern das Gerät aktuell entnommen ist. Lediglich die Dokumente (nicht sichtbar für den Pool-Nutzer) und das Bild des Geräts können in diesem Zustand durch den Pool-Manager geändert werden.

Zu den vererbten Gerätedetails zählen:

• Modell
• Seriennummer
• Hersteller-Seriennummer
• Barcodes
• Herstellungsdatum
• Status
• Aktiv ab
• Ausmusterungsdatum nach Herstellerangabe
• Bemerkungen
• sowie Dokumente, die dem Gerätemodell zugeordnet werden.
  

So können allgemeine Dokumente zu einem Gerätemodell wie Anleitungen geteilt werden, wenngleich gerätespezifische Dokumente wie Lieferscheine oder Rechnungen nicht geteilt werden.

Geräteprotokoll

Die Pool-Nutzer erlangen nach der Entnahme eines Gerätes aus dem Pool Zugriff auf das Geräteprotokoll und können dort manuell Einträge hinzufügen.
Neben den manuellen Einträgen ziehen Gerätebewegungen innerhalb des Poolings einen automatischen Protokolleintrag mit sich. Dazu zählen:

• Bereitstellen des Gerätes für einen Pool (Pool-Manager)
• Entnahme des Gerätes aus dem Pool (Pool-Nutzer / Pool-Manager)
• Rückgabe des Gerätes in den Pool (Pool-Nutzer)
• Entfernen des Gerätes aus dem Pool (Pool-Manager)

Geräteverwendung

Der Pool-Nutzer kann eine Verwendungsmeldung für entnommene Geräte aus dem Pool erfassen und parallel zum Pool-Manager eine Benachrichtigungsgruppe für die Verwendungsmeldungen hinterlegen, sofern diese Funktion in der Lizenz des Pool-Managers aktiv ist.
Eingehende Verwendungsmeldungen aus Pool-Geräten werden dem Pool-Manager und -Nutzer in der Übersicht dargestellt und die jeweils hinterlegte Benachrichtigungsgruppen des Pool-Nutzers per Mail verständigt.
Administratoren aus beiden Organisationen können diese Verwendungsmeldungen dann bearbeiten, eine Sichtprüfung durchführen und abschließen.