Erste Schritte

Benutzer anlegen

Als Administrator haben Sie im Rahmen Ihrer Lizenz die Möglichkeit, bei Bedarf weitere Benutzerzugänge einzurichten. Klicken Sie hierzu in der Navigationsleiste auf den Oberpunkt “Admin” und wählen Sie “Benutzer”. Nach dem Klick auf “Neuer Benutzer” werden einige Informationen zu dem neuen Benutzer abgefragt. Hier ist auch eine Benutzerrolle anzugeben.

Nach dem Speichern landen Sie wieder in der Liste der Benutzer Ihrer Organisation. Neben dem soeben angelegten Nutzer finden Sie nun ein Symbol in Form eines Schlüssels. Klicken Sie diesen an, um der Person eine E-Mail mit einem Link zur Vergabe eines Kennworts zu senden.

Benutzergruppen pflegen

Benutzergruppen werden aktuell dazu verwendet, um beim Ausfüllen einer Checkliste eine E-Mail zu verschicken.

Unterhalb von “Benutzer” finden Sie den Punkt “Benutzergruppen” im Bereich “Admin” der Navigationsleiste. Hier können Sie neue Benutzergruppen erstellen. Dazu vergeben Sie einen Namen für die Gruppe und fügen die gewünschten Benutzer hinzu.

Einstellungen vornehmen

Über den Navigationspunkt “Admin” erreichen Sie den Bereich “Einstellungen”. An dieser Stelle lassen sich die nachfolgenden Punkte administrieren:

Einstellungen zu Prüfungen

• Korrektur von Prüfungen: Sofern Sie möchten, dass Werte einer Prüfung auch nach Abschluss noch änderbar sind, können Sie hier einen entsprechenden Zeitraum angeben.

Protokoll-Aktionen

Im Geräteprotokoll lassen sich Einträge vom Typ “Aktion durchgeführt” hinterlegen, etwa für eine Reinigung oder eine Sichtkontrolle. Damit Sie wiederkehrende Tätigkeiten nicht jedes Mal neu eintippen müssen, können Sie hier Vorlagen dafür anlegen.

Die Vorlagen stehen beim manuellen Protokolleintrag, im Barcode-Scanner und als zulässige Aktionen von Meldungen zur Verfügung. Beim Umbenennen einer verwendeten Vorlage entscheiden Sie, ob bestehende Einträge den neuen Titel übernehmen; Löschen lässt sie unverändert.

Meldungen

Hier verwalten Sie die Meldungsarten Ihrer Organisation: die Systemarten “Mangelmeldung” und “Verwendung” sowie Ihre eigenen Arten, jeweils mit Icon, Beschreibung, Gerätebezug, öffentlicher Erreichbarkeit und den zulässigen Protokoll-Aktionen. Die Reihenfolge ändern Sie per Drag & Drop.

Ist das Feature Verwendungsmeldungen lizenziert, legen Sie außerdem fest, ob Verwendungsmeldungen sofort erledigt werden sollen; eine am Gerätemodell vorgesehene Sichtprüfung nach Verwendung wird davon unabhängig fällig.

Im Abschnitt Öffentlicher Link kopieren Sie den Link für öffentliche Meldungen oder laden ihn als PDF mit QR-Code herunter. Die öffentliche Seite wird mit Schritt 6 genauer beschrieben.

Benachrichtigungen

Die Empfänger von Benachrichtigungen werden pro Bereich verwaltet und legen fest, welche Benutzer informiert werden über

• die monatliche Prüfübersicht, welche zu Beginn eines jeden Monats verschickt wird
• neue Reparaturaufträge
• neue Meldungen, getrennt nach Meldungsart

Solange Ihre Organisation nur den Standard-Bereich besitzt, gilt diese Auswahl für alle Vorgänge.

Speicheroptimierung

Bilder belegen den größten Teil Ihres Speicherplatzes. Mit der Option “Bilder für Geräte und Gerätemodelle beim Upload komprimieren” legen Sie fest, wie FF-Inventory mit den Hauptbildern von Geräten und Gerätemodellen umgeht.

Haben Sie bereits Bilder ohne Komprimierung hochgeladen, erscheint die Schaltfläche “Hauptbilder jetzt komprimieren”. Eine zweite Schaltfläche komprimiert auf dem gleichen Weg die Vorschaubilder.

Ihre hochgeladenen Dokumente sind von all dem nicht betroffen.

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